Halıcı Programı: Defter ve Excel'den Programa Geçiş Rehberi

Halı yıkamacı programına (halıcı programı) defterden ya da Excel'den geçerken her şeyi taşımanız gerekmez. Taşınması gereken iki şey var: müşteri listesi (ad, telefon, adres) ve açık borçlar. Eski siparişler defterde ya da dosyada kalabilir; programda yeni işlerle başlarsınız.

Bu yazıda defter ve Excel'in ne zaman yetmediğini, geçişin adımlarını ve sık yapılan hataları anlatıyoruz. Halı yıkama programının ne olduğunu ve hangi bölümlerden oluştuğunu halı yıkama programı nedir yazısında bulabilirsiniz.

Halıcı defteri ve Excel nereye kadar yeter?

Defterin de Excel'in de güçlü yanları vardır. Defter elektrik ve internet istemez, herkes kullanabilir. Excel formülle m² hesaplar, filtreyle borçluları listeler. Tek kişilik bir işletmede, günde birkaç işle ikisi de iş görür.

Sorun, aynı bilgiye birden çok kişinin aynı anda ihtiyaç duymasıyla başlar. Şoför kapıdayken defter ofistedir. Excel dosyası bilgisayardadır, telefonda açmak zordur; iki kişi aynı anda düzenlerse biri ötekinin yazdığını ezer.

Defterden vazgeçme zamanının işaretleri

• Veresiye defteri birden çok sayfaya taştı; kimin ne kadar borçlu olduğunu çıkarmak bir akşamınızı alıyor.
• Aynı gün iki şoför çıkıyor ve hangi adresin kimde olduğu karışıyor.
• Telefonu açan kişi müşteriye "halınız neydi, ne zaman vermiştiniz?" diye soruyor.
• Kâğıt etiket yıkamada ıslanıp silindi, hangi halının kime ait olduğu tartışma oldu.
• Şoförün akşam getirdiği para ile defterdeki teslimler tutmuyor.
• Ay sonu ciroyu hesaplamak için defteri baştan sona topluyorsunuz.

Bu işaretlerden ikisi üçü varsa defter artık işi yavaşlatıyor demektir.

Defter, Excel ve halı yıkama programı karşılaştırması

Daha geniş bir karşılaştırma için defter, Excel mi program mı sayfasına bakabilirsiniz.

Defterden ve Excel'den programa geçiş adımları

1. Müşteri listesini hazırlayın

Defterdeyseniz müşterileri önce bir Excel sayfasına yazın. Excel'de zaten listeniz varsa sütunları düzenleyin. İlk satır başlık olsun:

Telefon numaralarının farklı yazılması sorun değildir; iyi bir program "0532…", "+90 532…" ve boşluklu yazımları aynı biçime çevirir. Böylece aynı müşteri iki kez açılmaz.

2. Dosyayı CSV olarak kaydedin

Excel'de "Farklı kaydet" deyip dosya türünü CSV seçin. Programların çoğu müşteri aktarmayı bu biçimle kabul eder.

3. Önizlemeye bakın, sonra onaylayın

Aktarmadan önce programın size ne göstereceğine bakın: kaç yeni müşteri, kaç satırın kayıtlı bir müşteriyle aynı numarada olduğu, kaç satırın hatalı olduğu. Aynı numaralı satırlar için birleştirmeyi ya da atlamayı seçin. Onaylamadan hiçbir şey kaydedilmemeli.

4. Eski borçları devir bakiyesi olarak girin

Defterdeki borç, bu ay kazanılmış para değildir. Programa yeni bir sipariş gibi girerseniz bu ayın cirosu şişer, raporlar yanlış çıkar. Doğrusu, eski borcu müşterinin devir bakiyesi olarak girmektir: müşterinin borcunda görünür, veresiye listesine düşer ama ciroya yazılmaz.

Veresiyeyi programda nasıl takip edeceğinizi halı yıkama veresiye ve borç takibi yazısında anlatıyoruz.

5. Fiyat listesini ve personeli girin

Fiyat listenizi programa yazın: halı türleri m² ile, yolluk metreyle, yorgan ve battaniye adetle, koltuk takımla. Yuvarlama alışkanlığınızı (3,68 m²'yi 4'e tamamlıyor musunuz?) ve minimum tutarınızı ayarlayın.

Personeli ekleyin: ad, telefon ve rol (ofis, şoför, atölye). Her biri kendi telefonundan, kendi işini görerek girsin.

6. Fiş numarasını kaldığınız yerden başlatın

Müşterinin elinde eski fişler var. Programdaki ilk fiş numarası eskileriyle çakışırsa karışıklık çıkar. Ayarlardan bir sonraki fiş numarasını, defterde ya da eski programda kaldığınız numaradan devam edecek şekilde yazın.

7. Geçiş haftası: ikisi birlikte

Geçişi bir günde yapmaya çalışmayın. Önerdiğimiz düzen:

1. Müşteri listesini aktarın.
2. O günden sonra gelen yeni işleri programda açın.
3. Defterdeki ya da Excel'deki açık işler teslim edildikçe kapansın.
4. Hepsi bitince defteri kapatın; arşiv olarak saklayın.

Bu hafta boyunca şoför ve atölye programı gerçek işle öğrenir; bir şey ters giderse defter hâlâ elinizdedir.

Excel listesini aktarmadan önce temizleme

Yıllar içinde büyümüş bir Excel dosyası çoğu zaman dağınıktır. Aktarmadan önce on dakikalık bir temizlik, sonradan saatler kazandırır:

• Tek sütunda tek bilgi: "Ayşe Kaya 0532…" gibi ad ve telefonun aynı hücrede olduğu satırları ayırın.
• İki telefonlu müşteri: ikinci numarayı ayrı bir sütuna alın, aynı hücreye virgülle yazmayın.
• Boş satırlar ve ara başlıklar: "2024 müşterileri" gibi ara başlık satırlarını silin.
• Borç sütunu yalnız sayı: "350 TL" ya da "350,-" yerine yalnız 350 yazın; ödenmiş borcu sıfır yapın.
• Tekrar eden müşteri: Excel'de telefon sütununa göre sıralayın; yan yana gelen aynı numaraları görürsünüz.

Mükemmel olması gerekmez. Önizleme ekranı hatalı satırları zaten gösterir; onları sonra elle düzeltebilirsiniz. Adres sütununda mahalle adının yazılı olması ise ayrıca işe yarar: şoför listesi mahalleye göre gruplandığı için, mahallesi belli olan müşteri ilk günden doğru gruba düşer. Adresi eksik müşterileri aktarmayı bekletmeyin; ilk işlerinde adresleri tamamlanır.

Personeli programa alıştırmak

Geçişin en zor kısmı yazılım değil, alışkanlıktır. Yıllardır defter tutan bir çalışan ilk hafta "deftere de yazayım" der. Birkaç öneri:

• Herkese yalnız kendi işini gösterin. Şoföre rota ve teslimi, atölyeye ölçü ve "hazır"ı öğretin; bütün programı anlatmayın.
• İlk hafta yanında olun. İlk birkaç teslimi şoförle birlikte yapın; takıldığı yeri o anda görürsünüz.
• Defteri hemen kaldırmayın, ama ikinci kayıt yaptırmayın. Yeni işler yalnız programda açılsın; defter yalnız eski açık işler için kalsın.
• Akşamları gün özetine birlikte bakın. Kasa ve teslimler tutuyorsa güven oluşur.

İlk hafta biraz yavaş geçer; ikinci haftadan sonra telefon kulağındayken iş açmak, deftere yazmaktan hızlı hâle gelir.

Geçişte sık yapılan hatalar

• Bütün geçmişi taşımaya çalışmak. Geçmiş siparişleri tek tek girmek günler alır ve neredeyse hiç işe yaramaz.
• Eski borcu sipariş olarak girmek. Ciroyu şişirir.
• Personeli sonraya bırakmak. Şoför programı kullanmazsa kayıtlar yine akşam elle girilir.
• Fiş numarasını sıfırdan başlatmak. Eski ve yeni fiş karışır.
• Aynı müşteriyi iki kez açmak. Telefonu farklı yazılmış iki kayıt, borcu ikiye böler.

Geçişten sonra defteri ne yapmalı?

Eski defterleri ve Excel dosyalarını atmayın. Eski siparişler programa taşınmadığı için, bir müşteri "geçen yıl kaç lira ödemiştim?" diye sorduğunda cevap orada durur. Defterleri tarih sırasıyla bir kutuya kaldırın, Excel dosyasının bir kopyasını da güvenli bir yerde saklayın.

Ancak defterde müşterilerin telefon ve adresleri de yazar; bunlar kişisel veridir. Defteri herkesin ulaşabileceği bir rafta bırakmayın. Saklama süresi ve kişisel verinin korunması konusunda halı yıkama KVKK rehberi yazısına bakabilirsiniz.

Eski programdan geçiyorsanız

Defter ya da Excel yerine başka bir halı yıkama programından geçiyorsanız adımlar aynıdır: eski programdan müşteri listesini Excel ya da CSV olarak dışa alın, açık borçlarla birlikte aktarın. Eski programı bir süre okumak için açık tutabilirsiniz. Seçim aşamasındaysanız halı yıkama programı nasıl seçilir yazısı yardımcı olur.

HalıKaydet'e defterden ve Excel'den geçiş

HalıKaydet, halı yıkama firmaları için Android ve iPhone'da çalışan telefon uygulaması ve bilgisayardan kullanılan web panelidir. Geçiş için bugün şunları sunar:

• Excel'den CSV olarak kaydettiğiniz müşteri listesini (ad, telefon, adres, borç) panelden aktarırsınız; önce önizleme gösterilir, onaylamadan hiçbir şey kaydedilmez.
• Telefon numarası nasıl yazılmış olursa olsun tek biçime çevrilir; kayıtlı müşteriyle aynı numaradaki satır için birleştir ya da atla dersiniz.
• Açık borç devir bakiyesi olarak yazılır: müşterinin borcunda görünür, ciroya girmez.
• Ayarlardan bir sonraki fiş numarasını yazarsınız.
• Kurulumda hazır bir ürün listesi gelir; fiyatlarınızı yazar, kullanmadıklarınızı çıkarırsınız. İlk işi yalnız müşterinin telefon numarasıyla açabilirsiniz.

Adımların ayrıntısı eski programdan geçiş sayfasında. Defteri kapatmaya hazırsanız 30 gün ücretsiz deneyin; kart istemiyoruz.

Sık sorulanlar