Halı Yıkama Veresiye Takibi: Borç Takibinde Unutulan Alacak Kalmasın

Halı yıkama veresiye takibi, teslim edilip parası tam alınmamış her işin kimde, ne kadar ve ne zamandan beri beklediğini tek yerde tutmaktır. Halı yıkamacıların çoğu veresiye çalışır: müşteri "maaş yatınca öderim" der, şoför teslim eder, borç deftere yazılır. Sorun borcun yazılması değil, sonra unutulmasıdır. Bu yazıda alacağı kaybetmemek için kurulacak düzeni anlatıyoruz.

Veresiye neden kaybolur?

Defterde tutulan veresiyenin üç zayıf noktası vardır. Birincisi, borç yazılır ama ne zamandan beri beklediği görünmez; iki aylık borç ile iki günlük borç aynı satırda durur. İkincisi, kime ne zaman hatırlatma yapıldığı yazılmaz; aynı müşteri üç kez aranır, başka biri hiç aranmaz. Üçüncüsü, kısmi ödemeler karışır: 500 ₺ borcun 200 ₺'si ödenmiştir ama defterde hâlâ 500 yazar.

Bir de sahadan gelen bilgi var. Şoför teslim ederken "yarın havale yapacak" der, ofis bunu duymaz. Kapı önünde verilen söz, kâğıda geçmediği için kaybolur.

Borç yaşına göre bakın: 0–30, 31–60, 60+ gün

Alacağın ne kadar olduğu kadar ne zamandır beklediği de önemlidir. Muhasebede buna yaşlandırma denir; esnaf diliyle "borç ne kadar eski?"

Toplam alacağınızın büyük kısmı 60 günden eskiyse, yeni veresiye vermeden önce bu listeyi eritmek gerekir. Örneğin toplam alacak 12.000 ₺ ve bunun 7.000 ₺'si 60 günden eskiyse, sorun yeni müşteride değil takiptedir.

Ödeme sözünü bir güne bağlayın

"Maaş yatınca", "ay başında", "eşim gelince" sözleri bir tarihe çevrilmediği sürece takip edilemez. Müşteri söz verdiğinde bir gün seçin: yarın, bir hafta sonra, ayın 15'i. İsterseniz söz verilen tutarı da yazın: "Ayın 15'inde 300 ₺".

O gün geldiğinde müşteri "bugün aranacaklar" listesine düşmelidir. Söz tutulmazsa bu da işaretlenmelidir; iki kez sözünü tutmayan müşteriye üçüncü veresiyeyi verip vermemek sizin kararınızdır ama bilgiye dayanarak verilmelidir.

Bugün kimi aramalısınız?

Her sabah bakılacak kısa bir liste, borç defterinin tamamını taramaktan çok daha etkilidir. Bu listede üç tür müşteri olmalı:

1. Ödeme sözünün günü bugün gelenler.
2. Sözünü tutmayanlar.
3. Son temasın üzerinden belli bir süre (örneğin 7 gün) geçenler.

Aradığınızda sonucu da yazın: söz verdi, ulaşılamadı ya da kısa bir not. Bir hafta sonra aynı müşteriyi aradığınızda geçen konuşmayı hatırlamak zorunda kalmazsınız.

Borç hatırlatma mesajı nasıl yazılır?

Hatırlatma kısa, net ve kimden geldiği belli olmalıdır. Rehberinde kayıtlı olmayan bir numaradan, içinde IBAN geçen ama firma adı olmayan bir mesaj dolandırıcılık gibi okunur. Örnek:

Sayın Ayşe Yılmaz, Sipariş no 1234 için kalan ödemeniz: ₺450,00. Yıldız Halı

Havale isteyecekseniz hesap bilgisini ayrı bir mesajda, alıcı adıyla birlikte verin ve açıklamaya sipariş numarasının yazılmasını isteyin. Böylece dekont geldiğinde hangi işe ait olduğu anlaşılır.

Hatırlatma bilgilendirmedir, kampanya değildir

Yalnız borcu, tutarı ve ödeme bilgisini içeren hatırlatma, ticari elektronik ileti mevzuatında bilgilendirme sayılır ve önceden onay gerektirmez. Ama mesaja "şimdi öderseniz koltukta %10 indirim" gibi bir satır eklendiğinde mesaj ticari ileti olur ve İYS'de onayı olmayan numaraya gönderilemez. Ayrıntısı SMS, İYS ve ticari ileti yazısında. Bu bilgi hukuki danışmanlık değildir.

Borç konuşmasında dil

Hatırlatma telefonunda suçlayıcı bir dil, müşteriyi hem borçtan hem firmadan uzaklaştırır. "Unuttunuz mu?" yerine "Sipariş 1234'ün kalanı için arıyorum, ne zaman uygun olur?" demek daha iyi sonuç verir. Konuşmanın sonunda mutlaka bir gün alın ve o günü yazın; günsüz biten konuşma, bir hafta sonra aynı konuşmanın tekrarıdır.

Kısmi ödeme, kapora ve "ödendi" tuzağı

Veresiye kayıplarının bir kısmı yanlış işaretlemeden gelir. Kurallar basit:

• "Ödendi" yalnız para alındıysa. Müşteri "sonra veririm" dediyse iş teslim edilmiştir ama ödenmemiştir; "tahsilat bekliyor" kalmalıdır.
• Kısmi ödeme ayrı yazılır. 800 ₺'lik işin 500 ₺'si alındıysa 500 ₺ tahsilat girilir, 300 ₺ borçta kalır.
• Kapora işe bağlanır. Alımda alınan 200 ₺ kapora, teslimde tutardan düşülür.
• Tahsilat silinmez. Yanlış girilen tutar iptal edilir, gerekçesi yazılır, doğrusu yeniden girilir. Silinen kayıt iz bırakmaz; iptal edilen kayıt "kim, ne zaman, neden" sorusunu cevaplar.

Havale bekleyen işler

Veresiyenin sessiz bir türü de "havale yapacağım" denen iştir. Müşteriye IBAN gönderilir, iş teslim edilir, sonra kimse dekontun gelip gelmediğine bakmaz. Bu işler ayrı bir durumda beklemelidir: "havale bekleniyor". Dekont geldiğinde tek adımda kapanır; gelmezse birkaç gün sonra hatırlatma listesine düşer.

IBAN mesajında alıcının adı ve açıklamaya yazılacak sipariş numarası mutlaka bulunmalıdır. Açıklamasız gelen havale, hangi müşteriye ait olduğunu bulmak için ayrıca uğraş demektir.

Veresiye vermeden önce: kime, ne kadar?

Veresiye esnafın müşteriyi tutma yoludur; tamamen kaldırmak gerçekçi değildir. Ama bilgiyle verilmelidir. Teslimden önce şu sorulara bakmak işe yarar:

• Müşterinin eski borcu var mı? Varsa ne kadar eski?
• Daha önce verdiği sözleri tuttu mu?
• Bu işin tutarı, eski borcuyla birlikte ne ediyor?

Teslim sırasında şoförün müşterinin önceki borcunu bilmesi gerekmez; ama ofisin ve sahibin bilmesi gerekir. Eski borcu olan müşteriye teslimden önce ofisin bir telefon açması, kapıda tatsız bir konuşmayı önler.

Kapora: veresiyeyi küçültmenin yolu

Yüksek tutarlı işlerde (koltuk takımı, çok sayıda halı) alımda küçük bir kapora almak, teslimde kalan tutarı küçültür. Kapora işe bağlı yazılmalı ve teslimde kendiliğinden düşülmelidir; yoksa müşteriden iki kez istenir ya da kasada fark çıkar.

Eski defterdeki borçlar: devir bakiyesi

Defterden ya da eski programdan geçerken içeride bekleyen borçlar ne olacak? Bunları geçmiş tarihli sipariş gibi girmek, bu ayın cirosunu şişirir. Doğrusu her müşterinin eski borcunu devir bakiyesi olarak girmektir: borca eklenir, ciroya eklenmez. O para bu ay kazanılmadı, yalnız bu ay tahsil edilecek.

Müşteri sonradan genel bir ödeme yaptığında ödeme önce eski borcu kapatır, sonra açık işlere dağılır. Excel listesiyle toplu geçiş için eski programdan geçiş sayfasına bakabilirsiniz.

Şoförün topladığı para ve veresiye

Veresiye ile şoför kasası birbirine bağlıdır. Şoför teslimde eksik para aldıysa kalan müşterinin borcuna geçmeli, şoförün kasasına "eksik" olarak yansımamalıdır. Kart ve havale tahsilatları da şoförün nakit kasasına karışmamalıdır. Bu konuyu kasa farkı ve şoför tahsilatı yazısında ayrıntılı anlattık.

Halı yıkama programı veresiyeyi nasıl tutar?

HalıKaydet, halı yıkama firmaları için siparişten teslime kadar her adımı ve parayı tek yerde tutan telefon uygulaması ve web panelidir. Veresiye için şunları yapar:

• Veresiye ekranı: en üstte toplam alacak ve kaç müşteride olduğu; altında 0–30, 31–60, 60+ gün dökümü.
• Borçlu listesi: bakiye, ne zamandır beklediği, son ödeme ve son hatırlatma tarihi.
• "Bugün takip edilecek": sözü gelenler, sözünü tutmayanlar ve son temastan firma ayarındaki gün (varsayılan 7) geçenler. "Söz verenler" ve "Tümü" ayrı sekmeler.
• Ödeme sözü: gün ve isteğe bağlı tutar.
• WhatsApp hatırlatma: hazır metin siparişin ticari adıyla gelir; gönderdiğiniz hatırlatma kendiliğinden takibe yazılır.
• "Ara" ve sonuç: söz verdi, ulaşılamadı ya da not.
• Teslimde kalan tutar dolu gelir; eksik alınan kısım kendiliğinden borca geçer.
• IBAN mesajı ve "havale bekleniyor": hesap bilgisi siparişin ticari adıyla gider; havale bekleyen iş ayrıca görünür.
• Tahsilat iptali gerekçeli; kayıt silinmez, iptal edilen tutar toplamlara girmez.
• Devir bakiyesi: eski borç ciroya değil müşterinin borcuna yazılır.
• Şoför ciroyu ve veresiye toplamını görmez; yalnız teslim ettiği işin kalanını görür.

Ekranları veresiye defteri sayfasında görebilirsiniz. Programın bütününü merak ediyorsanız halı yıkama programı nedir yazısıyla başlayın; defterden geçişi tartıyorsanız defter, Excel ya da program karşılaştırması işinize yarar.

Haftalık veresiye düzeni: kısa kontrol listesi

• Her sabah "bugün aranacaklar" listesine bakın.
• Her söz bir güne bağlansın.
• Her arama ve mesajın sonucu yazılsın.
• 60 günü geçen borçlar haftada bir ayrıca gözden geçirilsin.
• Kısmi ödeme ayrı yazılsın, "ödendi" yalnız tam ödemede.
• Hatırlatma mesajına indirim ya da kampanya eklenmesin.

Alacağınızı defterden çıkarıp listeye taşımak isterseniz ücretsiz deneme hesabı açabilirsiniz; ayrıntılar paketler sayfasında.

Sık sorulanlar