Halı Yıkama Takip Programı: "Halım Nerede?" Sorusuna Anında Cevap

Halı yıkama takip programı, her halının hangi aşamada olduğunu tek ekranda gösteren yazılımdır: alınacak, teslim alındı, yıkamada, hazır, dağıtımda, teslim edildi. Müşteri "halım nerede?" diye aradığında cevabı saniyede verirsiniz; atölyedeki halının kime ait olduğunu etiketten bulursunuz; söz verilen günü geçen işi önceden görürsünüz.

Takip, bir halı yıkama programının en çok kullanılan parçasıdır. Programın diğer bölümleri için halı yıkama programı nedir yazısına bakabilirsiniz.

"Halım nerede?" sorusu neden bu kadar önemli?

Halı yıkatan müşteri halısını birkaç gün görmez. Bu sürede aklına gelen tek soru "ne zaman gelecek?" sorusudur. Cevap alamazsa arar; telefonu açan kişi bilmiyorsa atölyeye sorar, atölye bakar, geri dönülür. Tek bir soru üç kişinin vaktini alır.

Sezonda günde onlarca halı giriyorsa bu aramalar telefonu kilitler. Takip programının ilk faydası, cevabı herkesin önüne koymaktır: telefonu açan kişi müşterinin halısının aşamasını görür, ikinci kişiye sormaz.

İkinci fayda daha da önemli: müşteri sormadan haber vermek. "Halılarınız yıkandı, teslime hazır" mesajı giden müşteri aramaz.

Halı yıkama takip programında aşamalar

Aşamalar sade olmalı; her aşama gerçek bir işi göstermeli. Yaygın düzen şöyledir:

Her firma her aşamayı kullanmaz. Teslimi hep aynı şoför aynı gün yapıyorsa "dağıtımda" gereksizdir; atölyesi küçük olan firma "yıkamada"yı atlayabilir. İyi bir takip programında kullanılmayan aşama kapatılır ve ekranda hiç yer tutmaz. Aşamaların iş akışıyla ilişkisini halı yıkama iş akışı adımları yazısında anlatıyoruz.

Aşamalar kendiliğinden ilerlemeli

Her aşamayı elle değiştirmek ek iş getirir ve unutulur. Bu yüzden bazı geçişler işin kendisinden gelmelidir: şoför kapıda "teslim aldım" deyince iş "teslim alındı" olur; teslimde "teslim ettim" deyince "teslim edildi". Tarihi gelen iş günün listesine kendiliğinden düşmeli, ileri tarihli iş kaybolmamalı.

Yanlış dokunuş geri alınabilmeli

Telefonda yanlış düğmeye basmak kolaydır. Yanlışlıkla "teslim edildi" denen iş geri alınabilmeli ve bu sırada müşteriye yanlış mesaj gitmemeli.

Etiket: takibin fiziksel ayağı

Ekrandaki aşama, atölyedeki halıyla eşleşmezse işe yaramaz. Bu eşleşmeyi numaralı parça etiketi sağlar. Halı teslim alınırken her parçaya bir numara verilir, etiket basılır ve halıya yapıştırılır.

Etikette önemli olan:

• Numara bir kez verilir, değişmez. Bir parça eklense ya da silinse de diğerlerinin numarası aynı kalır.
• Kesir yerine "No 3 · toplam 5 parça". "3/5" yazan etikette bir parça silinince anlamsız sonuçlar çıkar.
• Müşterinin adı ve mahallesi var, telefonu yok. Etiket başkalarının eline geçer.
• Sipariş numarası var. Ekranda aramak için.

Etiket ayrıntısı halı etiketleme ve barkod, karışmayı önleme yöntemleri halı karışması ve kaybolmasını önleme yazılarında.

Gecikme uyarısı: söz verilen günü kaçırmamak

Müşteriye "perşembe getiririz" dediniz. Perşembe geldi, halı hâlâ yıkamada. Defterde bunu ancak müşteri arayınca fark edersiniz. Takip programında ise söz verilen günü geçmiş ve hâlâ hazır olmayan iş sabah listesinin en üstünde kırmızı durur.

Aynı şey alım için de geçerlidir: alım günü geçmiş ama halısı alınmamış iş görünür olmalı. Bunlar sabah ofiste beş dakikalık bir kontrolle yakalanır; müşteri aramadan önce siz ararsınız.

Müşteriyi bilgilendirme: aramadan önce haber vermek

Takibin müşteriye dönük yüzü mesajlardır. Her aşamada gidebilecek mesajlar:

• Siparişiniz alındı: alım günüyle.
• Parçalarınızı teslim aldık: kaç parça olduğuyla.
• Halılarınız yıkandı, teslime hazır: parça, m² ve tutarla.
• Teslim etmek için yola çıktık: teslimde ödenecek tutarla.
• Teslim ettik: fiş bağlantısıyla.

Mesajda adet, m² ve tutar yazınca müşteri "ne kadar tuttu?" diye de aramaz. Bu mesajlar bilgilendirmedir ve onay gerektirmez; içine kampanya ya da indirim yazılırsa ticari ileti olur. Mesaj metinleri için WhatsApp mesaj şablonları yazısına bakın.

Müşterinin kendisinin görebildiği sayfa

Bazı programlar müşteriye kısa bir bağlantı gönderir; müşteri bu sayfada siparişinin durumunu kendisi görür. Bu sayfa giriş istememeli ama tahmin edilemez bir adresle açılmalı ve müşterinin telefonu, adresi gibi bilgileri göstermemelidir; çünkü bağlantı iletilebilir. Konuyu halı yıkama müşteri takip sayfası yazısında ayrıntılı anlatıyoruz.

Takip ve müşteri memnuniyeti

Halı yıkatan müşterinin şikâyetlerinin önemli bir kısmı yıkamanın kendisiyle değil, belirsizlikle ilgilidir: "ne zaman geleceğini bilmiyordum", "kimse haber vermedi", "tutarı kapıda öğrendim". Takip programı bu belirsizliği azaltır.

Müşteri halısının teslim alındığını, yıkandığını, tutarını ve ne zaman geleceğini mesajla öğrendiğinde, teslim günü kapıda pazarlık ve sürpriz azalır. Tutarın teslimden önce bildirilmesi, özellikle m² ile fiyatlanan işlerde "bu kadar tutacağını bilmiyordum" itirazını büyük ölçüde önler. Müşteri iletişiminin bu yönünü WhatsApp mesaj şablonları yazısında örneklerle anlatıyoruz.

Telefon çalınca takip: arayan kartı

"Halım nerede?" sorusuna en hızlı cevap, telefon çalarken verilir. Android telefonlarda arayan kartı, müşterinin adını ve açık işinin aşamasını (alınacak, yıkamada, hazır) arama ekranının üstünde gösterir. Telefonu açtığınızda cevap zaten önünüzdedir. iPhone bu kartı çizmeye izin vermediği için iPhone'da yalnız müşterinin adı görünür. Ayrıntı: arayan müşteriyi tanıma.

Sabah beş dakikalık takip kontrolü

Takip programı ancak bakıldığında işe yarar. Ofiste her sabah beş dakikalık bir kontrol, günün sürprizlerinin çoğunu önler:

1. Gecikmiş işler: söz verilen günü geçmiş, hâlâ hazır olmayan iş var mı? Varsa müşteriyi siz arayın, yeni gün verin.
2. Alınamayan işler: dün alınacak olup alınamayan iş var mı? Şoför "ulaşılamadı" dediyse yeni alım günü verin.
3. Hazır bekleyenler: yıkanmış, teslim edilmeyi bekleyen işler bugünkü rotaya girdi mi?
4. Atölye yükü: yıkamada kaç iş var, bugün kaçının hazır olması gerekiyor?
5. Teslim edilip parası alınmayanlar: tahsilat bekleyen işler veresiye takibine düştü mü?

Bu kontrol defterle de yapılabilir ama sayfa sayfa çevirmek gerekir. Programda her biri bir süzgeç ya da bir listedir. Kontrolü her sabah aynı kişinin yapması, sorumluluğun belli olmasını sağlar; küçük işletmede bu genellikle sahibin kendisidir.

Atölyede takip: parça sayısı tutuyor mu?

Takip yalnız aşama değildir; parça sayısı da takip edilir. Şoför kapıda beş parça aldı dediyse, atölyeye beş parça girmeli, müşteriye beş parça dönmeli. Atölyede parçayı ölçerken etiketteki "toplam 5 parça" yazısı bu sayımı kolaylaştırır: dördüncü parçada iş bitiyorsa bir parça eksiktir ve henüz tesisteyken aranır.

Teslimde de aynı sayım yapılır. Müşteriye kaç parça teslim edildiği fişte yazar; müşteri sonradan "bir kilimim eksik" derse kayıt ortadadır. Karışma ve kaybolmaya karşı alınabilecek diğer önlemleri halı karışması ve kaybolmasını önleme yazısında topladık.

Takip programında bakılacaklar

HalıKaydet ile halı takibi

HalıKaydet, halı yıkama firmaları için Android ve iPhone'da çalışan telefon uygulaması ve bilgisayardan kullanılan web panelidir. Takip tarafında bugün şunları yapar:

• Aşamalar: Alınacak → Teslim alındı → Yıkamada → Hazır → Dağıtımda → Teslim edildi. "Yıkamada" ve "Dağıtımda" aşamalarını kullanmıyorsanız ayarlardan kapatırsınız.
• Kapıda teslim alınınca iş kendiliğinden "Teslim alındı" olur ve parça sayısı kadar etiket basılır.
• Gecikme: söz verilen günü geçmiş ve hazır olmayan iş listede öne çıkar.
• Etiket: her parçaya bir kez verilen, değişmeyen numara; müşterinin telefonu basılmaz. Ayrıntı: etiket ve fiş yazıcı.
• Mesajlar: her aşamada WhatsApp'ta hazır metin; adet, m² ve tutar içinde. Ayrıntı: WhatsApp mesajları.
• Fiş bağlantısı: müşteri telefonundan açtığı kısa sayfada siparişin durumunu, parçaları, tutarı, ödeneni ve kalanı görür; sayfada müşteriden yalnız adı yazar.
• Arayan kartı (Android): telefon çalınca açık işin aşaması ekranda.
• Teslimi geri al: yanlışlıkla "teslim edildi" denen iş geri alınabilir, tahsilat korunur.

Kendi işlerinizle denemek için 30 gün ücretsiz başlayın; kart istemiyoruz.

Sık sorulanlar