Halı Toplama ve Dağıtım Günleri Nasıl Planlanır?

Halı toplama ve dağıtım günleri, bir halı yıkama firmasının müşteriye verdiği iki sözdür: "halınızı şu gün alırız" ve "şu gün geri getiririz". Bu iki gün düzgün planlanırsa araç boş dönmez, atölye taşmaz, müşteri "halım nerede?" diye aramaz. Planın temeli dört şeydir: alım günü, saat aralığı, teslim süresi ve kapalı günler. Bu yazıda bunları kâğıtta da, bir halı yıkama programında da işleyecek biçimde anlatıyoruz.

Halı toplama ve dağıtım günleri neden sabitlenmeli?

Gün vermeden çalışan firmada her telefon bir pazarlığa döner: "Bugün gelebilir misiniz?" "Bakalım, akşama doğru." Şoför de günün sonunda kimin halısını neden almadığını hatırlamaz. Müşteri ise en çok tutulmayan sözden şikâyet eder: "bir iki saate geliriz" denip hiç gelinmemesi, halı yıkama şikâyetlerinde sık görülen bir başlıktır.

Sabit gün vermek üç şeyi düzeltir:

• Ofis telefonda net bir cevap verir.
• Şoförün günü sabah bellidir.
• Atölye, kaç halının geleceğini ve ne zaman çıkması gerektiğini bilir.

Alım günü ve saat aralığı

Alım günü, müşteriyle telefonda konuşurken verilir. Saat vermek zordur; trafik, kapıda bekleme ve araya giren işler yüzünden saat sözü çoğu zaman tutmaz. Bunun yerine geniş bir aralık vermek daha dürüsttür: sabah, öğleden sonra ya da akşam.

HalıKaydet'te yeni işte alım günü ve bu üç aralıktan biri seçilir; ikisi de zorunlu değildir. Yeni işte zorunlu tek alan müşterinin telefonudur. Gün seçilmeyen alım da kaybolmaz: rotada "gün verilmemiş" olarak görünür.

İleri tarihli bir alım, günü gelene kadar şoförün rotasında görünmez; günü gelince kendiliğinden düşer. Bugünün alımı yapılamadıysa ertesi sabah listede kalır ve "gecikti" diye işaretlenir.

Mahalle günleri

Birçok firma şehri bölgelere ayırır: pazartesi kuzey, salı merkez gibi. Bu bir program ayarı değil, firmanın kendi düzenidir; ama işe yarar. Telefonda müşteri "ne zaman gelirsiniz?" dediğinde ofis, o mahallenin gününü söyler. Aynı gün aynı bölgede beş alım olunca rota kendiliğinden kısalır.

Mahalle günü verirken esnek kalın. Bayram öncesi ya da taşınma gibi acil işlerde müşteri beklemek istemez; böyle işi en yakın günün rotasına eklemek, onu kaybetmekten iyidir.

Telefonda gün verirken

Müşteriye gün verirken iki şeyi birlikte söylemek tartışmayı önler: alım günü ve yaklaşık teslim günü. Örneğin: "Halınızı salı öğleden sonra alırız; yıkama ve kurutma üç gün sürüyor, cuma günü geri getiririz. Gelmeden önce WhatsApp'tan haber veririz."

Bu cümlede müşteri, ne zaman evde olması gerektiğini, halısından kaç gün ayrı kalacağını ve haberin nereden geleceğini öğrenir. "Bir iki güne getiririz" gibi belirsiz sözler ise ilk gecikmede şikâyete döner.

Teslim günü nasıl hesaplanır?

Teslim günü, alım gününe firmanın teslim süresi eklenerek bulunur. Basit görünür ama iki tuzağı vardır: kapalı günler ve yoğun dönem.

Örnek: Teslim süreniz 3 gün, pazar günü kapalısınız.

HalıKaydet bu hesabı kendisi yapar: ayarlarda teslim süresini ve kapalı günleri bir kez yazarsınız, yeni işte teslim günü önerilir. Öneri yalnız varsayılandır; müşteriyle başka bir gün konuştuysanız değiştirirsiniz. Teslim günü, iş teslim edilene kadar her gün değiştirilebilir.

Müşteri bu günü "Teslim aldık" WhatsApp mesajında "Tahmini teslim" olarak görür. Fiş bağlantısında da aynı gün yazar.

Yoğun dönemde teslim süresi

Bayram öncesi ve bahar temizliği dönemlerinde atölyeye gelen halı birden artar. Kurutma alanı sabit olduğu için halılar daha uzun bekler. Bu dönemde teslim süresini önceden birkaç gün uzatmak, söz verip tutamamaktan daha az müşteri kaybettirir. Ayarı değiştirdiğiniz andan sonra açılan işlerde yeni süre önerilir; eski işlerin günü değişmez.

Yoğunluğu önceden görmek için halı yıkama sezon planlama yazısına bakabilirsiniz.

Dağıtım günü: hazır halı ne zaman yola çıkar?

Halı atölyede hazır olduğunda teslim günü gelmemiş olabilir; ya da teslim günü gelmiştir ama halı henüz araçta değildir. Bu ikisini karıştırmak dağıtımın en sık hatasıdır: şoför rotasında teslim durağı görür, ama halı hâlâ atölyededir.

HalıKaydet'te dağıtım şöyle akar:

1. Atölye işi "Hazır" yapar. Müşteriye "Halılarınız yıkandı, teslime hazır" mesajı tutar ve m² ile birlikte hazırlanır.
2. Teslim günü gelen hazır işler, şoförün rota ekranının üstünde "Araca yüklenecek · N halı" kutusunda toplanır.
3. Halılar araca konunca şoför "Araca yüklendi" der. İşler "Dağıtımda" olur ve teslim durağı olarak rotaya girer.
4. Şoför yola çıkarken "Geliyorum" mesajını tek dokunuşla WhatsApp'ta açar.

Küçük firmalarda Dağıtımda aşaması fazladan bir adım olabilir. Bu aşamayı ayarlardan kapatırsanız "Araca yüklenecek" kutusu hiç çıkmaz; hazır iş teslim günü gelince doğrudan rotaya düşer.

Ertelenen ve geciken işler

Her gün planlandığı gibi gitmez. Müşteri evde yoktur, telefonu açmaz ya da "hafta sonu gelin" der. Önemli olan bu işin sessizce kaybolmamasıdır.

• Ertelendi: Şoför yeni günü seçer. İş o gün rotaya geri gelir. Ertelenen bir alımda teslim günü önerilen gündeyse o da yeni alım gününe göre kayar; elle verdiğiniz teslim günü geçerli kaldıkça korunur.
• Ertelendi, gün belirsiz: İş ertesi sabah rotaya dönmez; ofis müşteriyi arayıp gün verince geri gelir.
• Ulaşılamadı / evde yok: Durak o gün listenin sonuna iner, iş ofise de görünür.
• Gecikmiş: Alım günü geçmiş ama alınmamış iş ile söz verilen teslim günü geçmiş ama hâlâ hazır olmayan iş, listede gecikmiş olarak öne çıkar. Hazır olup yalnız teslimi bekleyen iş gecikmiş sayılmaz.

Gecikme listesine her sabah bakmak, en ucuz müşteri memnuniyeti yöntemidir. Müşteriyi siz arayıp "halınız bir gün gecikecek" demek, onun sizi aramasından çok daha iyi karşılanır.

Örnek bir hafta

Tek araçlı, pazar kapalı, teslim süresi 3 gün olan bir firmanın haftası şöyle görünebilir:

Bu bir öneri değil, bir örnektir. Asıl fikir şu: sabah dağıtım, öğleden sonra alım düzeni aracı iki kez boş yola çıkarmaz. Sabah dağıttığınız bölgeden öğleden sonra yeni halı toplarsanız araç gün boyu dolu kalır. Her firmanın şehri, trafiği ve atölye kapasitesi farklıdır; kendi düzeninizi birkaç hafta deneyip oturtun.

Müşteriye günü hatırlatmak

Gün vermek yetmez; günü gelince müşteri evde olmalı. Alım günü yaklaşırken ya da şoför yola çıkarken kısa bir haber, kapıda bekleme ve boş gidilen seferi azaltır. HalıKaydet'te sipariş açılınca "Siparişiniz alındı" mesajı alım günüyle birlikte hazırlanır; şoför yola çıkarken "Geliyorum" mesajını tek dokunuşla açar. İkisi de bilgilendirme mesajıdır; içine kampanya ya da indirim yazılmadığı sürece ayrıca ticari ileti onayı gerekmez.

Kendin getir, kendin götür

Dükkâna halısını kendisi getiren müşterinin alım günü yoktur. Böyle işler araç rotasına hiç girmez; atölye akışında ilerler, teslim günü yine önerilir. Müşteri halısını almaya geldiğinde teslim ve tahsilat dükkânda yapılır.

Kâğıtta mı, programda mı?

Defterde de gün planlanır; birçok firma yıllarca böyle çalıştı. Defterin zorlandığı yer, değişikliktir: ertelenen işin yeni günü, iki şoför arasında kaydırılan alım, gecikmiş teslimler. Defter ve Excel ile çalışmanın artılarını ve eksilerini halı yıkamacı programı mı, defter mi, Excel mi yazısında karşılaştırdık.

HalıKaydet, halı yıkama firmaları için alım, teslim, ölçü, tahsilat ve müşteri mesajlarını tek yerde tutan telefon uygulaması ve web panelidir. Gün planlaması için ayrı bir takvim ekranı yoktur; günler işin kendisinde durur ve rota, bugünü bu günlerden kurar. Rotanın sıralaması için halı yıkama servis rotası planlama, iş adımlarının tamamı için halı yıkama iş akışı yazılarına göz atın. Şoför ekranının ayrıntıları şoför rotası sayfasında.

Bugün olmayanı da söyleyelim: alım günü seçerken o günün araç doluluğunu gösteren bir ekran yok; müşteri teslim gününü kendi telefonundan onaylayamaz ya da değiştiremez.

Teslim süresini ve kapalı günlerinizi girip kendi işlerinizle denemek için ücretsiz hesap açabilirsiniz.

Sık sorulanlar